ASSOCIATION EUROPEENNE DES CHEMINOTS – AEC Asociación Europea de Ferroviarios
SECCIÓN ESPAÑOLA – SEDE SOCIAL: SANTA ISABEL 44 – 28.012 MADRID
NORMA INTERNA DE AEC ES: 1 – D.2 Fecha: 22.03.2010
NORMATIVA PARA INSCRIPCIONES Y ASISTENCIA A LAS JORNADAS FERROVIARIAS EUROPEAS, VIA AEC ESPAÑA
A.- JORNADAS FERROVIARIAS. Sobre su Naturaleza y Organización.
Las Jornadas Ferroviarias Europeas son jornadas de confraternización entre ferroviarios de distintas nacionalidades y simpatizantes del Ferrocarril. Según los Estatutos de AEC, están previstas para sus Socios y Beneficiarios.
Su organización se adjudica, entre las Sección Nacionales que presenten voluntariamente su candidatura, en la Asamblea General de Representantes-Delegados AEC EUROPA. Se realizan dos anualmente, entre mayo-junio y septiembre-octubre normalmente. Son de 5-6 días de duración, incluyendo la reunión del Consejo Directivo o de la Asamblea General de AEC EUROPA.
La Sección Nacional Organizadora-anfitriona prepara y desarrolla, con sus propios socios y recursos económicos, esas Jornadas de Trabajo en el entorno del mundo del Ferrocarril y de Turismo para mostrar sus características humanas, de costumbres, de naturaleza y de monumentalidad de una Región-Lande-Comarca de su Pais al resto de Secciones Europeas adscritas a AEC. Las rutas y lugares mostrados no suelen estar en las rutas comerciales de cualquier Agencia de Viajes. La Sección Anfitriona se responsabiliza de los asistentes desde la llegada a la ciudad Sede, encaminar al hotel de estancia, hasta la salida del hotel y encaminamiento a Estación o Aeropuerto de regreso.
La Sección Organizadora determina y remite al resto de Secciones, con antelación suficiente, la Programación detallada de las Jornadas con fechas, desplazamientos, visitas, estancia, cuotas de asistencia fijas y/o facultativas y plazos de su ingreso y el Banco asignado, que supone la Asistencia.
B.- Sobre Inscripciones y cuotas de asistencia
Podrá inscribirse en las Jornadas el Socio que esté al corriente del pago de sus cuotas de socio y no tenga ninguna deuda pendiente de abono con la Asociación.
Como norma general europea, cualquier Socio puede inscribirse directamente ante la Sección organizadora, enviándole sus datos según plazos establecidos en el correspondiente Programa de las Jornadas, y transfiriendo sus cuotas de asistencia a la Entidad Bancaria que indica dicha Sección Organizadora; con ello queda inscrito automáticamente y con todos sus derechos de asistencia a las Jornadas. En este caso, el Socio gestionará todo lo relativo a la información que ha de facilitar a dicha Sección sobre su asistencia: recepción en llegada, salida, medios de acercamiento a la Sede, hotel y otros.
Sin embargo, AEC ESPAÑA, para facilitar la logística de inscripciones en las Jornadas, y para aquellos Socios que lo soliciten voluntariamente, puede asumir toda la gestión y representación para su inscripción, así como de la información sobre la organización, logística y relación con la Sección Organizadora, mediante la canalización de los datos de los Socios y de sus ingresos hacia aquella Sección. Facilitará y organizará para el Socio toda otra información sobre recepción en destino, hotel, estancia y programa, así como la contratación de un Seguro de Viaje, que AEC ES considera obligatorio, para la duración total de sus desplazamientos y estancia. Todo ello para los Socios que se inscriban vía AEC ES.
Para esta gestión, la Asociación establece un suplemento de cuota a abonar por el socio para gatos de gestión.
El ferroviario o simpatizante del ferrocarril, no socio de AEC, que desee asistir a unas Jornadas se le invitará a hacerse Socio. Si declinando esta invitación, deseara asistir, se le inscribirá, para una sola vez, abonando el importe de las Jornadas con un recargo de 20 € (por persona o familia).
El familiar directo de socio, que no esté incluido en su correspondiente ficha de Socio, podrá acompañar al socio a las Jornadas, abonando solo un suplemento de 40 € por persona, y máximo 60 € por familia.
El Socio rellenará la correspondiente Ficha de Inscripción, que se editará para cada una de las Jornadas en nuestra página web: www.aec-es.net, cumplimentando todos sus apartados, y la enviará a AEC ES, a la/s persona/s que se indique, dentro del plazo establecido en el Programa de las Jornadas.
Para la participación en las Jornadas se deberá haber abonado la Cuota total de Asistencia solicitada. Este abono se hace en dos pagos: Arras-reserva y Resto, a las Cuentas Corrientes de AEC ES y en las fechas límites que indicará ésta respetando las fijadas por la Sección Organizadora.
Si el solicitante no cumple estos plazos, no se les asegura que tenga admisión (hotel y visitas programadas) en las reservas de la Sección Anfitriona, toda vez que se fija un plazo para que AEC ES transfiera la totalidad de cuotas, que facilite a esa Sección las reservas, confirmando la asistencia.
Al enviar el Socio dicha Ficha, se entenderá que acepta el cumplimiento de esta Norma y de otras de AEC ESPAÑA para la Asistencia a Jornadas Ferroviarias.
Asimismo es necesario que los asistentes dispongan de la Tarjeta Sanitaria de la Seguridad Social, según la normativa en vigor para desplazamientos al extranjero.
C.- Sobre la devolución de cuotas abonadas, por anulación del viaje
En los casos de anulación del viaje, antes o durante las Jornadas, los abonos de las Cuotas de Asistencia ya efectuados a la Sección Organizadora podrán ser reintegrados, previa presentación del documento justificativo de la causa de dicha anulación, según se indica a continuación:
- En los casos en que sea de aplicación la cláusula del seguro de viaje contratado para los Socios, sobre devolución del importe de los gastos del viaje ya abonados, AEC ES se ocupará de que la correspondiente Sección organizadora facilite el documento justificativo del abono ya efectuado, para que el socio pueda presentarlo ante la Compañía con la que haya contratado el seguro.
- Tanto las Arras como cualquier abono efectuados por el solicitante a AEC ES se le devolverán en tanto no hayan sido ya transferidas a la Sección Organizadora de las Jornadas. Igualmente, se le devolverán, si se recibe en AEC ES la comunicación de la anulación de su viaje antes de la fecha prevista por la Sección Organizadora del pago del total de la cuota de asistencia.
- Si la fecha de comunicación a la Sección organizadora de la anulación del viaje es inferior a un mes antes del inicio de las mismas y AEC ES ya haya transferido las cuotas a la Sección Organizadora, ésta podrá imponer una tasa de anulación y nos atendremos a lo que resuelva en cada caso.
- Si la anulación es durante el desarrollo de las Jornadas, la Sección Organizadora gestionará la devolución del importe de los servicios no usados (hotel, comidas, …), pudiendo retener gastos generales o aquellos contratados cerrados.
- En todos los demás casos que no estén contemplados en estas normas, a petición del socio interesado en la devolución de la cuota por anulación del viaje, el Comité de Dirección de AEC ES analizará el caso y determinará lo que proceda.
- En ningún caso se reintegrarán al socio que deje de asistir los gastos de gestión de AEC ES, especificados en las Cuotas de Asistencia.
D.- Sobre la Asistencia a las Jornadas.
Con carácter general, AEC se ocupa de los socios asistentes desde que llegan a la Sede de las Jornadas hasta que salen de ella; los viajes de los Socios a esas Sedes son por su cuenta. No obstante, hay socios colaboradores de AEC ES que se ofrecen para facilitar o asesorar posibles planes de viaje a las Sedes, ya sea por ferrocarril o avión. En cada caso, esa información se facilita por AEC ES.
Se establecerá un Cuadro de Asistentes a esa Jornada de los Socios que conforman la expedición de la Sección Española, detallando, para los Socios inscritos vía AEC ES, los pormenores de su procedencia, sus desplazamientos a la Sede y cuotas abonadas. En ningún caso se incluirán en dichas informaciones los datos correspondientes a los Socios inscritos personal y directamente con la Sección Organizadora.
Para coordinar y facilitar la participación de los asistentes españoles, el Comité de Dirección AEC ES designará un Responsable Institucional entre los asistentes, cuya función será aceptada voluntariamente, y que será el Coordinador de los asistentes inscritos vía AEC ES, así como su interlocutor único y permanente con la Sección Anfitriona.
Si el número considerable de asistentes lo justificara, se crearán unos grupos internos entre ellos, constituidos por aquellos que tengan semejante plan de viaje, que facilite a los organizadores la recepción de los mismos y la asignación y agrupamiento en hoteles. Cada grupo tendrá un Coordinador que será su contacto con el Responsable de expedición.
E.- Sobre incidencias que ampare el Seguro de Viaje
El Coordinador del grupo AEC ES dispondrá del nº de Póliza y nº de certificado de su Seguro de Viaje contratado vía AEC ES de cada uno de los asistentes, así como el teléfono de contacto de la Compañía Aseguradora.
F.- Otras consideraciones de interés
Recordemos que el objetivo de las Jornadas Europeas, incluido en los Estatutos, de AEC, es el que, entre todos, resulten lo más agradables posibles y sirvan para una mayor participación, hermanamiento y confraternización entre los Ferroviarios y Simpatizantes de los Ferrocarriles Europeos. Se trata de compartir una misma afición, o simplemente amistad, con los demás miembros de la Asociación, sean de la nacionalidad que sean.
Todo nace de las experiencias adquiridas en las Jornadas que asistieron nuestros Asociados.
- a) Como ya se ha dicho mas arriba, para Coordinar y facilitar en lo posible la participación de los asistentes españoles habrá un Responsable Institucional y uno o mas Socios-Coordinadores de cada Grupo, que se especificarán en el Cuadro General de Asistentes, para la coordinación conjunta del Grupo Español.
- b) Toda opinión, sugerencia, petición, información o reclamación que un asistente desee hacer en el curso de las Jornadas lo efectuará exclusivamente a través de su Coordinador de Grupo, quien lo transmitirá al Responsable de la expedición española, o a éste si solo existiera él.
- c) Para el buen desarrollo de las Jornadas, se solicita de los participantes que presten el mayor apoyo y colaboración posible tanto a la Sección Europea Organizadora, como al o a los Socios – Coordinadores y al Responsable de la expedición, que haya designado AEC España para dichas Jornadas.
- d) Estas Jornadas son de confraternización de ferroviarios y de fomento del Espíritu Ferroviario, y no son, meramente, unas Jornadas de turismo al uso general. Por tanto, se ruega la mayor comprensión posible ante los posibles fallos de estos responsables, o fallos y cambios de la Organización, entendiendo que no son profesionales de Turismo; solo les anima, poniendo todo de su parte, conseguir en su desarrollo la mayor eficacia y satisfacción para todos los asistentes.
G.- Otras Sugerencias para la buena participación y convivencia
Aunque no debemos sentirnos forzados a compartir mesa, desayuno o comida con otros participantes de cualquier otro país, si sería muy interesante y conveniente hacerlo así por abrir “fronteras mentales” y de relación humana. Que el idioma no nos fije límites. Los buenos gestos y actitudes facilitan cualquier relación.
- Igualmente, no prefijemos el rechazo a otros asociados, ya españoles, ya de cualquier otro pais, por su idioma o costumbres y modos. Cada uno tiene los suyos y merece respeto. Si no apetece, mejor dejarlo. Es enriquecedor conocerlos y, a la vez, enseñar los nuestros.
- Alejémonos de comentarios, críticas y murmuraciones, sobre socios de otras nacionalidades. Pensemos que muchos de ellos entienden y hablan español. Por respeto y educación y, además, por la posibilidad de que entiendan nuestros “comentarios”.
- No entremos “en competición”, en estar pendientes de otros. La realidad es que ellos no están tan “pendientes”, ni compiten con nosotros.
- Valga como buen broche y aliciente para lo anterior la frase (dicha a su modo) de un asociado belga, que dijo, su sueño (aunque pensaba que podía ser difícil) sería el poder sentarnos en una mesa a comer todos mezclados, pues, “solamente el gesto de brindar o de pasarse el vino o la sal no tiene nada que ver con el idioma o costumbres”.
A modo de conclusión
En caso de que un socio no respete estas normas, podría ser excluido de la admisión de su inscripción a través de AEC ES para posteriores Jornadas (previa decisión al respecto del Comité de Dirección).
Recordemos que nuestro objetivo es que, “entre todos”, las Jornadas sean lo mas agradables posibles, y sirvan para una mayor participación, hermanamiento, comprensión, y creación de espíritu ferroviario entre los Ferroviarios y Simpatizantes del Ferrocarril.